تعد سجلات أنشطة المعالجة بمثابة سجل داخلي يوضح البيانات الشخصية التي تعالجها الشركة، والغرض من معالجتها، والأساس القانوني الذي تستند إليه، ومدة الاحتفاظ بها، والجهات التي يتم تزويدها بها، والتدابير الأمنية المطبقة. يتم الاحتفاظ بها بشكل منفصل لكل مجال على حدة – شؤون الموظفين، والعملاء، والتسويق، ونظام المراقبة بالكاميرات، والموردين. ولا يتم نشرها، ولكن يتم تقديمها إلى هيئة الرقابة عند الطلب، وعادةً ما تكون أول وثيقة تطلبها هيئة الرقابة. وينطبق هذا الالتزام أيضًا على الشركات الصغيرة كلما لم تكن معالجة البيانات عرضية، وهو ما يعني عمليًّا تقريبًا كل صاحب عمل أو مشغل متجر إلكتروني. كما أنها مفيدة خارج نطاق عمليات التفتيش: فبدون هذا السجل، لا تستطيع الشركة الرد بشكل موثوق على طلب العميل بحذف البيانات أو الوصول إليها.
انظر أيضًا: المسؤول عن الحماية (DPO)، حقوق الشخص المعني، عقد المعالجة.
