Záznamy o spracovateľských činnostiach sú interná evidencia toho, aké osobné údaje firma spracúva, na aký účel, na akom právnom základe, ako dlho ich uchováva, komu ich poskytuje a aké bezpečnostné opatrenia uplatňuje. Vedú sa za každú agendu osobitne – personalistiku, zákazníkov, marketing, kamerový systém, dodávateľov. Nezverejňujú sa, ale predkladajú sa dozornému úradu na požiadanie a bývajú prvým dokumentom, ktorý si kontrola vyžiada. Povinnosť sa vzťahuje aj na menšie firmy vždy, keď spracúvanie nie je príležitostné, čo v praxi znamená takmer každého zamestnávateľa alebo prevádzkovateľa e-shopu. Užitočné sú aj mimo kontroly: bez tohto prehľadu firma nevie spoľahlivo odpovedať na žiadosť zákazníka o výmaz alebo o prístup k údajom.
Pozri aj: zodpovedná osoba (DPO), práva dotknutej osoby, spracovateľská zmluva.
