Zásady ochrany osobných údajov sú dokument, ktorým firma plní informačnú povinnosť voči ľuďom, ktorých údaje spracúva. Musia byť zrozumiteľné a musia zodpovedať skutočnosti, čo je pri prevzatých vzoroch takmer nikdy splnené. Obsahujú identifikáciu prevádzkovateľa a prípadne zodpovednej osoby, kategórie spracúvaných údajov, účely a právne základy pre každý účel, príjemcov údajov vrátane poskytovateľov nástrojov, informáciu o prenose mimo Európskej únie, doby uchovávania, práva dotknutej osoby a spôsob ich uplatnenia, a informáciu o možnosti podať sťažnosť dozornému orgánu. Dokument musí byť dostupný v momente zberu údajov, teda pri formulári, nie skrytý v pätičke. Pri každom novom nástroji alebo účele ho aktualizujte. Rovnako sa oplatí viesť si interný prehľad, ktorý nástroj aké údaje zbiera a kto k nim má prístup, inak dokument po čase prestane zodpovedať realite.
Pozri aj: súhlas so spracúvaním údajov, spracovateľská zmluva, prenos údajov mimo EÚ.
