Licencie a predplatné v projekte sú oprávnené len v rozsahu, ktorý pripadá na oprávnené obdobie. Ak firma kúpi trojročné predplatné a projekt trvá rok, poskytovateľ uzná spravidla len pomernú časť. Rovnako sa sleduje počet používateľov – licencie pre zamestnancov, ktorí sa na projekte nepodieľajú, sú neoprávnené. Pri softvéri poskytovanom ako služba sa výdavok neúčtuje ako majetok, ale ako služba, čo zjednodušuje evidenciu, no komplikuje otázku udržateľnosti: po skončení podpory musí firma predplatné platiť z vlastných zdrojov a poskytovateľ sa na to pýta. Praktickým riešením býva zosúladiť fakturačné obdobie s harmonogramom projektu a doklad doplniť rozpisom, ktorá časť obdobia a ktorí používatelia sú nárokovaní.
Pozri aj: oprávnené obdobie výdavkov, cloudové služby v projekte, udržateľnosť AI projektu.
