يُعد تغيير المشروع عملية رسمية لتعديل المعلمات المعتمدة للمشروع أثناء تنفيذه، وتبدأ بتقديم طلب تغيير عبر نظام ITMS21. وتصنف التغييرات حسب أهميتها: التغييرات الأقل أهمية، مثل التعديلات الشكلية أو عمليات النقل بين بنود الميزانية حتى نسبة مئوية محددة، يكفي إخطار مقدم الخدمة بها، في حين أن التغييرات الأكثر أهمية – مثل تعديل الجدول الزمني، أو تعديل الأنشطة، أو تخفيض المؤشرات القابلة للقياس، أو تغيير مكان التنفيذ – تتطلب موافقة مسبقة من الجهة المانحة، وعادةً ما تتطلب أيضًا ملحقًا لعقد منح التمويل الوطني. يُمنع منعا باتا إجراء أي تغييرات من شأنها تغيير طبيعة المشروع إلى درجة أنه لم يكن ليحصل على الدعم في التقييم الأصلي، أو التي من شأنها انتهاك شروط الدعوة. يجب تقديم طلب التغيير مسبقًا، وليس إضفاء الشرعية لاحقًا على الوضع القائم؛ ويُعتبر تنفيذ التغيير دون موافقة خرقًا للعقد، مع ما ينطوي عليه ذلك من خطر خفض النفقات. ويُعد التواصل المبكر والمبرر جيدًا مع الجهة المانحة بشأن التغييرات أحد أساسيات إدارة المشاريع.
انظر أيضًا: عقد تقديم التمويل الوطني.
