تحدد فترات حفظ المستندات المدة التي يتعين على الشركة خلالها الاحتفاظ بأنواع المستندات المختلفة. يتم الاحتفاظ بالمستندات المحاسبية والبيانات المالية والوثائق الضريبية خلال الفترات المحددة في اللوائح المحاسبية والضريبية، أما مستندات الرواتب وشؤون الموظفين فتُحتفظ بها لفترة أطول بكثير لأغراض التقاعد، بينما تُحال المستندات ذات القيمة الوثائقية الدائمة إلى الأرشيف. وتسري فترات خاصة على المشاريع الممولة من الموارد العامة، حيث تُحفظ الوثائق طوال المدة المنصوص عليها في العقد، وتستمر لفترة تتجاوز انتهاء المشروع بعدة سنوات. يجب أن يكون لدى الشركة نظام تسجيل وخطة يتم بموجبها فرز الوثائق واستبعادها بعد انقضاء المدة المحددة. يُسمح بالأرشفة الإلكترونية شريطة ضمان قابلية قراءة المحتوى وعدم تغييره. ويُعتبر التخلص من الوثائق قبل انقضاء المدة المخالفة إدارية تُعاقب عليها.
انظر أيضًا: أرشفة وثائق المشروع، والاحتفاظ بالبيانات وحذفها، والمراقبة المالية الأساسية.
