أرشفة وثائق المشروع هي التزام يقع على عاتق المستفيد بحفظ جميع الوثائق المتعلقة بالمشروع حتى لفترة طويلة بعد انتهائه، وذلك لتمكين الجهة الإدارية أو هيئة التدقيق أو المفوضية الأوروبية أو محكمة المراجعين الأوروبية من إجراء مراجعة لاحقة. يجب الاحتفاظ بملف كامل يتضمن: طلب الحصول على التمويل الوطني، والعقد وملحقاته، ووثائق المناقصة العامة، والعقود المبرمة مع الموردين، والفواتير وكشوف الحسابات المصرفية، وسجلات الرواتب والحضور، وقوائم الحضور، ووثائق الدعاية، وتقارير الرصد، والمراسلات مع الهيئات. يحدد عقد منح التمويل غير المالي (NFP) المدة المحددة، وتستند هذه المدة عادةً إلى تاريخ انتهاء المشروع أو تاريخ دفع الدفعة النهائية، وتكون أطول في حالة المساعدات الحكومية. يُقبل أيضًا الشكل الإلكتروني، شريطة ضمان قابلية قراءة المستندات وعدم إمكانية تغييرها. ويُعتبر فقدان الوثائق بمثابة عدم إثبات للنفقات مع كل ما يترتب على ذلك من عواقب، بما في ذلك استردادها.
انظر أيضًا: التفتيش الميداني، هيئة التدقيق، استدامة المشروع.
