الاحتفاظ بالبيانات هو المدة التي تحتفظ خلالها الشركة بالبيانات، ويجب أن يتبع انقضاء هذه المدة حذف البيانات أو إخفاء هويتها. وتنبع هذه المهل من عدة مصادر: من اللوائح المحاسبية والضريبية، ومن قانون العمل، ومن التزامات الأرشفة، وبالنسبة للبيانات الشخصية، من مبدأ عدم الاحتفاظ بها لفترة أطول مما هو ضروري للغرض المحدد. ويعد ذلك بمثابة حماية عملية للشركة – فالبيانات غير الموجودة لا يمكن أن تتسرب. يتطلب تطبيق ذلك تحديد فترات زمنية لكل فئة من فئات البيانات، وتدوينها في سجلات أنشطة المعالجة، وضمان تنفيذها تقنيًّا، بما في ذلك النسخ الاحتياطية التي غالبًا ما يتم نسيانها. من الأفضل إجراء هذه الإعدادات تلقائيًا، لأن الحذف اليدوي لا يتم تنفيذه أبدًا بشكل دقيق في الممارسة العملية.
انظر أيضًا: سجلات أنشطة المعالجة، وإخفاء الهوية واستخدام الأسماء المستعارة، وأرشفة وثائق المشروع.
