يُعد إعداد العروض من بين الأنشطة التي تتسم بأعلى نسبة من الأعمال المتكررة، لذا فإن التوفير سيظهر بسرعة. تساعد الذكاء الاصطناعي في أربع خطوات. يستخلص المتطلبات من المهمة أو الطلب، ويلفت الانتباه إلى ما ينقصه ويجب استكماله بطرح سؤال. ويقوم من مكتبة العروض السابقة بإعداد مسودة للجزء الوصفي مخصصة حسب القطاع ونطاق العمل. تتحقق من اكتمال المحتوى مقارنةً بقائمة المراجعة، وهو الأمر الأكثر قيمة في المهام والمناقصات الشاملة. وتُعد ملخصًا للعميل بلغة واضحة ومفهومة. ما لا يتولاه هو تحديد الأسعار وتقييم الجدوى — فهذه الأمور يجب أن يقوم بها الشخص الذي سيتولى تنفيذ العقد. والشرط الأساسي هو وجود مكتبة منظمة من العروض السابقة؛ فبدونها لن يكون لديه ما يستقي منه المعلومات. يكون هذا الجهد مجديًّا بشكل أكبر عندما تقوم الشركة بإعداد العديد من العروض وتخسر جزءًا منها بسبب التأخر في الاستجابة.
انظر أيضًا: عرض الأسعار، سرعة الاستجابة للطلب، الوثائق الداعمة للصفقة.
